Process
PP4.5, R4, January 2025
İdari Destek Hizmetleri Süreci
PROCESS COORDINATOR: ckurnaz@omu.edu.tr | ||
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
GOAL OF PROCESS: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak | ||
ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
---|---|---|
|
|
|
F4.5.1 Taşınmazların Yönetimi
Goal of the Activity: Üniversitemiz taşınmazların kiralama, tahsis, satış, devir, kayıt, ecrimisil işlemlerinin yapılmasını sağlamak. | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İMİD Lojman Yönetim Ofisi Personeli İMİD Lojman Yönetim Ofisi Sorumlusu İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Personeli İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Sorumlusu İMİD Taşınmazlar Birim Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı |
PP.4.5.FR.0013-Tahsisli Taşınmaz Teslim Ve Tesellüm Tutanağı PP.4.5.FR.0014-Taşınmaz Teslim Ve Tesellüm Tutanağı PP.4.5.FR.0015-İhale Dökümanı Teslim Tutanağı PP.4.5.FR.0018-Lojman Teslim Etme Tutanağı PP.4.5.FR.0019-Lojman Teslim Alma Tutanağı PP.4.5.FR.0023-Konut Tahsis Talep Beyannamesi PP.4.5.FR.0024-Lojman Başvuru Dilekçesi PP.4.5.FR.0035-İhale Onay Formu (Kiralama) PP.4.5.FR.0026-Lojman Başvuru Puanlama Tablosu PP.4.5.FR.0027-Dönemsel Kira Takip Rapor Formu PP.4.5.FR.0028-Ciro Takip Tablosu.xlsx PP.4.5.FR.0030-Isınma Giderleri Takip Tablosu PP.4.5.FR.0031-Kantin Denetimleri Takip Tablosu PP.4.5.FR.0033-Su Tüketim Bedelleri Takip Tablosu PP.4.5.FR.0034-Taşınmazlar Birimi Elektrik Bedeli Takip Çizelgesi PP.4.5.FR.0032-Kira Takip Tablosu PP.4.5.FR.0029-Kantin Denetim Formu PP4.5.İŞA.0006-Taşınmaz kiralama işlemi İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0001-Lojman tahsis ve teslim İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0002-Lojman teslim alma İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0003-Tahsis edinme işlemleri İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0004-Taşınmaz irtifak ve trampa İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0005-Taşınmaz kayıt işlemleri İş Akış Süreci PP.4.5.PRS.0003 OMÜ KONUT TAHSİS VE YÖNETİM YÖNERGESİ PP.4.5.PRS.0005 OMÜ TAŞINMAZLARININ İDARESİ HAKKINDA YÖNERGE |
e-posta vb.)
|
Tracking Criterion: KG705 Taşınmazlara ait itiraz veya şikayet sonrası iptal edilen ihale sayısı |
|||
Risks: Taşınmazların kiralanamaması nedeni ile hizmet sunulamaması -aksaması
|
|||
Opportunities: Lojmanların tahsis edilemediği süreçte bakım, onarım ve tadilat işlemlerinin yapılması |
F4.5.2 Koruma ve Güvenlik
Goal of the Activity: Ondokuzmayıs Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak. | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İMİD Koruma ve Güvenlik Birimi Yöneticisi İMİD Koruma ve Güvenlik İdari Personeli İMİD Koruma ve Güvenlik İzleme Personeli İMİD Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Personeli Koruma ve Güvenlik İdari Ofis Grup Şefi Koruma ve Güvenlik İzleme Grup Şefi Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Grup Şefi Koruma ve Güvenlik Koordinasyon Ofis Güvenlik Şefi Rektör Rektör Yardımcısı |
PP.4.3.FR.0047-İşçi Gece Vardiyası Puantajı PP.4.5.FR.0076-Elektronik Veri ve Doküman Teslim Tutanağı (İMİDB Kamera İzleme Merkezi) PP.4.5.FR.0001-Araç Bakım Formu PP.4.5.FR.0005-Araç Giriş Tanıtım Pulu İstek Formu PP.4.5.FR.0007-Nizamiye Çıkış Pusulası PP.4.5.FR.0010-Nöbet Çizelgesi (Koruma ve Güvenlik Müdürlüğü) PP.4.5.FR.0011-Özel Güvenlik Aylık Görev.xlsx PP.4.5.FR.0022-Koruma ve Güvenlik Olay Tutanağı PP.4.8.FR.0009-Malzeme Çıkış Formu PP.4.3.FR.0095-Sürekli İşçi Fazla Çalışma Talep Formu PP.4.3.FR.0048-İşçi Ulusal Bayram, Genel Tatil Çalışma Puantajı PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ PP.4.5.İŞA.0008-Güvenlik hizmetleri yönetimi İş Akış Süreci PP4.5.İŞA.0007-Araç tanıtım kartı iş akış süreci PP.4.5.PRS.0008 OMÜ GÜVENLİK HİZMETLERİNİN YÜRÜTÜLMESİNE DAİR YÖNERGE |
|
Tracking Criterion: KG707 Tutanak altına alınan trafik kazası sayısının gerçekleşen trafik kazası sayısına oranı |
|||
Risks: Kampüs izleme merkezinde kayıt altına alınan görüntülere (elektrik kesintisi, su baskını, internet erişimi vb.) olumsuzlukların oluşması sebebiyle ulaşılamaması.
|
|||
Opportunities: Yerleşkede ihtiyacın karşılanması için otopark sayısının artırılması |
F4.5.3 Araç İşletme
Goal of the Activity: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak. | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Araç İşletme İdari Ofisi Personeli Başşoför Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İMİD Araç İşletme Birimi Yöneticisi İMİD Bakım Onarım Servisi Personeli ORT-Şoför Rektör Rektör Yardımcısı |
PP.4.5.FR.0001-Araç Bakım Formu PP.4.5.FR.0002-Araç Bakım, Onarım ve Malzeme Tespit Formu PP.4.5.FR.0003-Araç Talep Formu PP.4.5.FR.0004-Kampüs İçi Araç Talep Formu PP.4.5.FR.0006-Araç Yakıt Takip Çizelgesi PP.4.5.FR.0008-Taşıt Görev Emri PP.4.5.FR.0009-Araç Görevlendirme Faaliyet Raporu PP.4.5.FR.0077 Araç Sürücüsü Yıllık Performans Tablosu PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ PP.4.5.İŞA.0010-Araç görevlendirme iş akış süreci PP.4.5.İŞA.0011-Araç muayene işlemleri iş akış süreci PP.4.5.İŞA.0013-Servisi araçlarının görevlendirmesi iş akış süreci PP.4.5.İŞA.0014-Taşıtlara akaryakıt alımı iş akış süreci PP.4.5.İŞA.0009-Araç bakım onarım işlemleri iş akış süreci PP.4.5.PRS.0007 OMÜ ARAÇLARI KULLANIM YÖNERGESİ |
|
Tracking Criterion: KG709 Hizmet sırasında oluşan trafik kazalarındaki kusurlu şoför sayısı nın toplam kaza sayısına oranı |
|||
Risks: Hizmetin yoğunluğundan rutin araç bakımlarının gecikmesinden dolayı mali kayıpların oluşması, kişilerin yaralanması ve faaliyetin kısmen sekteye uğraması riski
|
F4.5.4 Posta ve Kargo Hizmetleri
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak. | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi İMİD Posta Hizmetleri Ofis Personeli İMİD Posta Hizmetleri Ofis Sorumlusu |
PP.4.5.FR.0068-Posta Gönderileri İzlenimi PP.4.5.FR.0069-Giden Evrak Zimmet Fişi PP.4.5.FR.0067-Kargo Gönderi Fişi PP.4.5.İŞA.0015-Gelen posta ve kargo hizmetleri iş akış süreci PP.4.5.İŞA.0016-Giden posta ve kargo hizmetleri iş akış süreci |
|
Tracking Criterion: KG711 Zamanında postayla veya kargo ile gönderilmeyen kayıtlı süreli evrak sayısı |
|||
Risks: Süreli evrakların zamanında posta veya kargo ile gönderilememesi nedeniyle idari, hukuki ve mali sorunların ortaya çıkması |
F4.5.5 Temizlik Hizmetleri
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak | |||
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, Hastaneler | |||
Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
---|---|---|---|
|
Dekan Dekan Yardımcısı Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İMİD Destek Hizmetleri Personeli İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli ORT-Temizlik ve Destek Hizmetleri Personeli Rektör Rektör Yardımcısı |
PP.4.5.FR.0040-Günlük Temizlik Takip Çizelgesi PP.4.5.FR.0073-Günlük Temizlik Takip Çizelgesi(Büro ve Odalar) PP.4.5.FR.0074-Günlük Temizlik Takip Çizelgesi (Sınıf ve Amfiler) PP.4.5.İŞA.0018-Temizlik hizmetleri iş akış süreci |
e-posta vb.)
|
Tracking Criterion: KG713 Temizlik Kontrollerinde karşılaşılan olumsuzluklara tutulan tutanak sayısı |
|||
Risks: Kazaların olma riski Temizlik sırasında “Islak Zemin Uyarı Tabelası” kullanılmaması sonucunda yaşanacak kaza oluşması riski.
|